Możliwość zarządzania własnym czasem to duża wygoda (zwłaszcza dla osób pracujących w trybie home office), ale też spore wyzwanie. Tym większe, gdy mamy wokół pełno rozpraszaczy, presja ze strony szefa czy klienta walczy o prym z własną skłonnością do prokrastynacji, a niewykonane zadania piętrzą się, potęgując stres i uniemożliwiając skupienie na bieżących sprawach... Co zrobić, jeśli tradycyjna lista zadań do zrobienia nie zdaje egzaminu, a planowanie pracy sprawia nam duże kłopoty? Warto sięgnąć po proste, ale skuteczne narzędzia organizacji czasu. Planowanie krótkoterminowe ułatwi nam zasada TRZOS. Na czym polega? Kiedy warto z niej skorzystać?
Spis treści
Metoda Trzos – co to?
Metoda TRZOS to jedna z technik zarządzania czasem, którą opracowali Jerzy Gut, Włodzimierz Szaraniewicz i Zbigniew Świątek. Jej założeniem jest stworzenie listy zadań według ich ważności i zasady Pareto, określenie czasu wykonania czynności wraz z przerwami na odpoczynek oraz działanie zgodnie z przygotowanym planem. Łącznie techniki te pozwalają na skuteczne planowanie dnia pracy.
Metoda zarządzania pracą TRZOS – krok po kroku
Aby dowiedzieć się, na czym polega planowanie czasu wg metody TRZOS, wystarczy rozszyfrować kolejne litery.
T – jak terminy zadań – do spisania
Zaczynamy od spisania listy zadań i określenia, w jakim terminie muszą być one wykonane. W przypadku części punktów deadline może być narzucony z góry, a w pozostałych terminy należy określić samodzielnie. Od razu zwróć uwagę na to, które zadania są naglące. Dzięki ustaleniu terminów unikniemy odkładania rzeczy w nieskończoność.
Sprawdź także, czym jest macierz Eisenhowera i jak pomaga podzielić zadania na pilne i ważne oraz nieważne i niepilne.
R – jak ramy czasowe – do określenia
Mając gotową listę i wiedząc, co jest do wykonania, możemy określić ramy czasowe, w jakich zrealizujemy każdy punkt. Pamiętaj, że prócz niezbędnego czasu na wykonanie konkretnego zadania musisz uwzględnić czas na przerwy.
Planowanie dnia pracy można przeprowadzić wg reguły 60:40. Zgodnie z nią 60% naszego czasu będziemy mogli w pełni poświęcić na realizację zapisanych celów, a 40% warto zostawić na nieprzewidziane sytuacje, zadania, które trzeba będzie wykonać, a których nie dało się zaplanować, przerwy w pracy itd.
Z – jak zaplanowanie rezerw czasu
Ten punkt wiąże się z poprzednim. Rezerwy czasu pozwolą nam na pewną elastyczność, ale jednocześnie nie dadzą nam pola na odkładanie wykonania obowiązków w bliżej nieokreśloną przyszłość. Żeby się zbytnio nie rozpraszać i nie doprowadzić do zburzenia całego planu, nie dawaj sobie zatem zbyt wiele dodatkowego czasu. Postaraj się wszystko wykonać w krótszym czasie, efektywnie wykorzystując każdą minutę. Z tego samego powodu nie ustalaj zbyt długich przerw, gdyż później trudno będzie Ci na powrót podjąć się realizowania danego zadania.
O – jak ograniczenie działań do priorytetowych
W tym punkcie przechodzimy do ustalenia priorytetów i koncentracji na tychże najważniejszych celach. Widzimy, ile czasu zajmą poszczególne zadania, możemy więc racjonalnie ocenić, co zdążymy zrobić i co danego dnia jest najważniejsze. Ograniczajmy też nieplanowane czynności. Części z nich oczywiście nie da się uniknąć, dlatego w tej metodzie przewidziano rezerwy czasowe, ale jak wyżej wspomniano, nie powinniśmy ulegać rozpraszaczom.
S – jak skontrolować rezultaty
Ostatni punkt metody TRZOS to kontrola postępów. Warto na bieżąco analizować i sprawdzać rezultaty, zarówno stopień realizacji wyznaczonych celów, jak i jakość naszej pracy. W razie potrzeby modyfikować plan działania, by był jak najskuteczniejszy.
Metoda TRZOS w pigułce
Podsumowując, pierwszym etapem jest przygotowanie listy zadań i wskazanie terminu na ich wykonanie (T), co pozwala uniknąć odkładania niektórych zadań w nieskończoność. Gotowa lista ułatwia określenie ram czasowych realizacji poszczególnych zadań (R), a więc skuteczne zarządzanie czasem pracy. Założenia metody uwzględniają pewną elastyczność działania, dlatego trzecim etapem jest ustalenie rezerw czasowych (Z). Aby zwiększyć efektywność należy skupić się na działaniach priorytetowych, ograniczając nieplanowane czynności (O). Ostatnim punktem jest kontrola rezultatów (S) – bieżąca analiza to szansa na ewentualną modyfikację sposobu działania.
Metoda TRZOS – zastosowanie
Zasada TRZOS, podobnie jak chociażby metoda Alpen czy Pomodoro, sprawdza się idealnie w planowaniu krótkich odcinków czasowych, np. jednego dnia pracy (w ujęciu tygodniowym częściej wykorzystywana bywa chociażby matryca Eisenhowera). Szybkie wyznaczenie sobie zadań, określenie deadline'u na ich wykonanie, potrzebnego czasu, z uwzględnieniem rezerw czasowych, pozwala realnie spojrzeć na nasze możliwości wykorzystania godzin pracy. Plan nie jest przeładowany, możemy też na bieżąco kontrolować postępy.
Zarządzanie czasem zgodnie z założeniami metody TRZOS może być przydatne nie tylko w życiu zawodowym, ale także w życiu osobistym. Oferowane przez nią narzędzie można dostosować do własnych potrzeb i różnych sytuacji – najlepiej sprawdza się do planowania krótkich odcinków czasu.
Metoda TRZOS – jak wygląda w praktyce
W praktyce metoda TRZOS do zarządzania czasem to między innymi:
-
możliwość zaplanowania przebiegu dnia roboczego (priorytetyzacja zadań i elastyczne planowanie);
-
dynamiczne zarządzanie projektami (adaptacja do zachodzących zmian i z uwagi na pilność zadań);
-
zachowanie równowagi pomiędzy życiem osobistym a zawodowym (lepsze zarządzanie pracą i czasem wpływa na poprawę jakości życia, umożliwiając zachowanie równowagi praca-dom);
-
zarządzanie produktywnością (elastyczność planowania i skuteczne zarządzanie czasem pracy sprzyjają redukcji przeciążenia, a tym samym zwiększeniu efektywności działania).
Metoda TRZOS – u kogo ta metoda się nie sprawdzi?
Dzięki technikom, jakie oferuje metoda TRZOS możliwe jest zaplanowanie pracy z uwzględnieniem własnych możliwości, ram czasowych i zmiennych warunków związanych z wykonywanymi zadaniami. Takie rozwiązanie najlepiej sprawdza się w przypadku osób skupionych na celach krótkoterminowych, na przykład jednym dniu pracy.
Czytaj także: Kreatywność a AI. Czy pracownicy branż kreatywnych mogą wkrótce stracić pracę?
Metoda TRZOS – wady i zalety
TRZOS to metoda bardzo prosta, a jednocześnie pozwalająca ustalić najważniejsze elementy planowania czasu pracy – listę zadań i terminy, priorytety, niezbędny czas na realizację czynności. Warto zaczynać dzień od takiego planowania, zwłaszcza jeśli musimy wykonać wiele zróżnicowanych czynności i mamy tendencję do ulegania rozpraszaczom albo zajmowania się kilkoma obowiązkami jednocześnie.
Najważniejszą zaletą metody TRZOS jest jej prostota. Wystarczy, że na kartce papieru czy w aplikacji do notowania w telefonie sporządzimy nasz plan działania. Warto korzystać z metod planowania pracy, zwłaszcza jeśli zależy nam na produktywności i po prostu nie chcemy marnować naszego czasu. Co więcej, metoda TRZOS jest uniwersalna, sprawdza się m.in. w planowaniu dnia pracy, w planowaniu nauki, planowaniu wydarzenia itp. Po krótkim przeszkoleniu pracowników metoda może być też elementem efektywnego zarządzania zespołem.
Jej wadą może być skupienie głównie na celach krótkoterminowych. Trudność może powodować także szybkie ustalenie planu dnia zgodnie z ważnością i pilnością celów. Osoby mające przed sobą całkiem nowe zadania mogą mieć trudność z ustaleniem właściwych ram czasowych na realizację jakiegoś celu i jego osiągnięciem w określonym czasie. Co więcej, metoda może się nie sprawdzić w bardzo dynamicznym środowisku pracy, gdy pracownik musi szybko reagować na bieżące sprawy, albo gdy w zespole panuje zwyczaj bieżącego delegowania zadań osobom, które akurat mają czas na ich wykonanie.
Czytaj także: Rynek pracy 2025 – jakie zmiany czekają nas w nowym roku?
Metoda TRZOS – najczęściej zadawane pytania:
-
Co to metoda TRZOS?
Technika TRZOS to uniwersalny sposób na planowanie dnia pracy skupiający się na krótkich odcinkach czasowych (na przykład dzień roboczy). Pomaga w planowaniu, organizacji i realizacji zadań w określonym czasie.
-
Metoda TRZOS – czy jest efektywna?
Efektywność metody TRZOS wynika z jej prostoty. Ustalenie zadań do wykonania, narzuconych terminów i priorytetów pozwala określić ramy czasowe na wykonanie zadania z uwzględnieniem ewentualnych zmian i rezerw czasowych. Uniwersalność zastosowania i elastyczność działania sprzyjają wykorzystaniu tej techniki w pracy i życiu prywatnym.
